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                        Thoughts, stories and ideas.

                        在倍洽中接收特定主題的郵件

                        Email 機器人是我們在前期集成的機器人之一,一直以來,在倍洽中接收郵件已經成為很多用戶所依賴的方式。今天,我們將重新為大家梳理一下在倍洽中接收郵件、接收特定主題郵件的規則,希望我們的 Email 機器人可以給大家帶來更多的便利。

                        Email 機器人具體的使用方式很簡單,創建機器人后你會得到一個 [email protected] 的機器人郵箱。

                        只要給這個郵箱發郵件,機器人就會幫你把郵件摘要發送到指定的目標。

                        除了直接發郵件外,還有更多的使用方式,比如你想讓大家都及時的收到任何會議記錄的郵件,你可以把標題帶有“會議記錄”的郵件都發給機器人,這是怎么做到的呢?

                        下面是分別針對 Gmail 和 QQ 郵箱設置轉發過濾器的操作指南,使用其他郵箱的用戶如果設置出現問題可以反饋或發郵件聯系我們 [email protected]

                        Gmail 設置方式

                        1.進入自己郵箱的設置界面

                        2.郵箱添加轉發郵件地址

                        將機器人的郵箱地址添加到轉發列表里,為了安全起見,Gmail 設置了驗證步驟,添加后會自動發一個驗證鏈接給機器人,去消息界面點擊即可。

                        3.設置轉發規則

                        通過過濾器/規則,將郵件標題帶有“會議記錄”做為匹配條件,轉發地址里填寫/選擇機器人的郵件地址。

                        4.設置成功

                        以后“會議記錄”的郵件機器人都會幫你發到討論組里啦,趕緊去試試吧。

                        QQ 郵箱設置方式

                        1.進入自己郵箱的設置界面

                        2.設置轉發規則

                        通過過濾器/規則,將郵件標題帶有“會議記錄”做為匹配條件,轉發地址里填寫/選擇機器人的郵件地址。

                        由于 QQ 郵箱設置了安全步驟,你這時會在倍洽 BearyChat 的消息界面里收到驗證地址,點擊之后過濾器設置就生效了。

                        3.設置成功

                        以后“會議記錄”的郵件機器人都會幫你發到討論組里啦,趕緊去試試吧。

                        新的一年,這 10 種節省時間的小技巧,幫你提升工作效率

                        先祝大家新年快樂,感謝大家一年的關注與陪伴。

                        在新年的第一個工作周,我們整理出 10 種在工作中常用的方法,其中一些功能有可能被大家有所忽略,希望這篇博客可以幫你加快日常工作流程。

                        1、把你的電子郵件轉發到倍洽

                        每天你可能會收到關于訂閱雜志、工作通知等郵件,通過機器人把郵件實時轉發到倍洽( BearyChat),在倍洽預覽郵件內容和附件,既不會錯過重要郵件,也節省了不少來回切換的時間和麻煩。

                        2、跟蹤倍洽中所有第三方集成應用通知

                        目前倍洽已經集成了近百種第三方應用,大家可以通過機器人把這些應用接進來,在倍洽接收來自其他程序的實時提醒,另外你也可以通過倍洽的第三方應用,搭建智能化工作流。

                        3、使用過濾器搜索更快

                        在去年 11 月中旬的新版本上線中,我們同時上線了在「搜索」時支持按時間條件過濾的功能,大家可以時間范圍予以規定,如 24 小時內、一周內、一個月內、一年內或是自定義時間,大范圍的排除無用的信息,讓「搜索信息」更快。

                        4、利用置頂消息和討論組文件功能,建立不同類型的知識庫

                        團隊成員對有價值、希望被大家閱讀的消息選擇置頂,在置頂信息之后,大家可以在會話框上方點擊「置頂消息」快速瀏覽重要消息。一個會話對于置頂消息的數目是沒有限制的,也就是說,「置頂消息」功能可以幫助大家建立無數個「小型且分類清晰的」知識庫。

                        5、快速發起多人會話

                        在日常的工作中,難免會有一些任務需要臨時創建一個討論組來進行交流,大家可以在一對一的聊天框中,點擊右上方圖標邀請需要參與討論的其他同事,快速發起多人會話。同時,倍洽也支持臨時討論組轉為其他討論組,以便于大家在之后可以更好的開展工作。

                        6、發送鏈接與抓取

                        倍洽支持信息流內鏈接自動抓取摘要,當團隊成員在聊天中發送一個網頁鏈接時,倍洽將直接在信息流中展示網頁摘要內容,節省讀者的時間。

                        7、自動同步團隊工作

                        在倍洽,大家可以創建不同類型的討論組來溝通工作,也會用到一些類似 Trello 這樣的項目管理工具來進行協作。大家在完成一項操作的同時,倍洽的機器人可以自動的將實時信息發送至相關的討論組,自動同步團隊工作。

                        8、設置定時提醒,

                        定時提醒可以幫助大家簡單、迅速的給相關討論組或團隊成員在約定的時間發布提醒,既可以沉迷工作,又不會錯過重要的任務。而且操作也十分方便,大家只需要點擊對話框右側的「鬧鐘」圖標即可添加定時提醒。

                        9、使用鍵盤快捷鍵切換更快

                        倍洽支持多種快捷鍵操作,點擊團隊左下方鍵盤圖標可快速查看。

                        10、把一些瑣碎的、重復的事情交給機器人

                        倍洽不僅支持開放 API 接口的服務的接入,而且擁有「Incoming」、「Outgoing」與「Hubot」三種自定義機器人。對于一切懂技術的人員,可以通過設置這三種機器人實現更多功能,甚至可以將日常工作中的一些簡單工作交給機器人去完成。

                        希望以上方法中的一部分可以融入到你的日常工作流中,并幫助你花費更少的時間進行溝通,花更多的時間去做更有意義的事情~

                        祝大家新的一年工作順心~

                        場景案例 | 市場運營團隊如何使用倍洽?

                        不久前,我們曾經為大家介紹過移動開發人員在倍洽上的工作選型以及搭建日常工作流流程(詳見 場景案例 | 倍洽移動開發團隊如何使用倍洽?。這一次,我們來看一看市場運營團隊是如何使用倍洽來完成每日的工作。

                        信息的獲取、反饋,工作的交流與協同是市場運營團隊對一款工作協同工具的「剛需」。在日常工作中使用第三方工具服務時,需要花費大量時間在各個工具間切換查看,對于新消息、新任務的接收與分發,無法保證時效性,并形成外部信息孤島,極大影響了日常的工作效率。在以前,一個團隊的成員們接收到的信息流是龐大的而紛雜的,而對于不同職能的人群,對接收的信息流需求各不相同,需要將信息流分門別類,進行精準的推送。除此之外,對于一些采編團隊,由于工作內容需要的外出辦公,易面臨團隊管理松散的問題,無法實時跟進工作動態,很難與其他團隊例如美工組、視頻組進行第一時間的合作與任務分配。于是,對于能夠一并解決以上問題的工具,需求日漸高漲。

                        在一熊科技,我們的市場運營團隊使用倍洽按照日常工作中的不同內容創建了不同的討論組:「日報周報」組用來跟進團隊成員的工作規劃;「創業公司」、「B 輪 C 輪公司動態」、「大公司動態」、「投融資屆動態」組用來收集外部行業動態;「市場合作」組用來商討市場合作與線下活動事宜;「競品追蹤」用來觀察競品的風向;「運營數據」用來匯總階段成果的各項指標;「市場工作動態」用來進行日常的工作與協同;「素材空間」用來收集與分享工作的成功案例與發現的優秀佳作;「熱點資訊」用來追蹤時下風靡與突發熱點;「渠道投放」用來記錄廣告投放效果與進行 SEO 優化討論;「輿情監控」用來監控產品在各個應用商店與競品的輿情。

                        具體工作流程:

                        1.我們會在「熱點資訊」討論組內創建 RSS 訂閱源與爬蟲機器人來追蹤熱點新聞,把握資訊動向。當一個熱點事件發生后,相關資訊會自動抓取到討論組內,保證運營團隊與編輯人員第一時間接觸到第一手素材。

                        2.在「市場工作動態」討論組內,使用倍洽已集成的「Trello」、「Worktile」、「Teambition」服務來進行任務發布與工作協同,將每項任務的進展階段實時推送到討論組內。使用「石墨文檔」、「Quip」與「Evernote」來發布在線文檔,組內成員可以依據發布者的設置權限來對該在線文檔進行合作編寫、在線修改與預覽查看。

                        如上圖所示,運營團隊在接收到 RSS 機器人接收到「程序員節」熱點資訊后,經過小組選題策劃的討論后,在「Teambition」中創建「1024 程序員節日推送」任務,并創建「圖片」、「段子」、「撰寫」等任務子項,組內成員通過評論任務以提供素材想法。創建一個「石墨文檔」來開始撰寫推送,并權限設置為「可以編輯」來完成組內成員在文檔中的修改與意見評論。

                        3.在「運營數據」討論組,在推送發布后的反饋階段,我們的運營團隊會使用「Incoming」機器人來收集各平臺每日粉絲增長量與頁面的 UV、PV 數據來對推送效果進行數據化評價,并進行復盤。使用「Appreview」來收集產品應用在商店中的評價與競品的輿情,方便我們在第一時間做出行動。將郵件機器人添加至討論組內,可以將新郵件通知實時推送到討論組,倍洽支持鏈接的內容梗概預覽,對于官方聯系郵箱收到來自用戶的投訴與建議,組內成員可以做到在第一時間進行回復。

                        「金數據」是一項倍洽已集成的在線表單工具,在線下活動后的反饋調研階段,我們使用該服務進行資料收集,并在討論組內創建「金數據」機器人,將金數據采集樣本的新數據消息推送至討論組。

                        4.在任務結束的總結與復盤階段,在「素材空間」討論組,我們會將進行本次任務時與工作之余所發掘到的經典素材鏈接、圖片進行分享。倍洽不僅支持消息的永久存儲,還可以將消息進行收藏標記,在「收藏」頁面可以將消息回溯至標記節點。對于一個新加入團隊的成員,可以了解到團隊歷史進程與當今任務進度,令其盡快融入團隊。

                        5.另外,通過接入釘釘的打卡數據,在群內做上班未打卡、下班漏打卡提醒,在「日報周報」討論組,我們使用「Basecamp」通過日報周報形式對團隊成員的工作規劃,大大提升了團隊出勤效率與工作進程。

                        倍洽不僅支持開放 API 接口的服務的接入,而且我們目前擁有「Incoming」、「Outgoing」與「Hubot」三種自定義機器人。對于一些懂得技術的人員,通過設置這三種機器人可以實現超出我們目前已集成服務更多的功能,甚至可以將你日常工作中制式化的簡單工作托管給機器人,通過輸入消息指令進行中轉操作。如果你能夠熟練使用自定義機器人,那么在工作的簡潔化上會更進一步,可以說是「推開一扇新世界的大門」。

                        倍洽一直以「面向未來的工作方式」為愿景服務于效能團隊,通過將 ChatOps 模式落地以打通日常工作流,實現真正一站式工作。越來越多的企業與團隊開始選擇倍洽來幫助提升工作運轉效率,打破信息孤島,解決一直以來協同度低下的難題。我們也將繼續積極引進、整合國際先進理念,為企業和團隊提供更高效的工作消息處理方式。

                        場景案例 | 倍洽移動開發團隊如何使用倍洽?

                        我們準備了一些使用場景案例,希望可以拋磚引玉,與更多人一起交流便捷流暢的工作方式。譬如,從介紹倍洽移動開發團隊的日常工具選型和工作流搭建開始 :)

                        倍洽移動開發組通常會根據實際的使用場景在自己的倍洽團隊上創建不同的討論組,實現信息的按主題分流和收集。例如,創建相關「Bug 收集」組用來收集各移動端日常產生的報錯信息、「問題跟蹤」組用來追蹤管理各種問題的處理進展、「資訊收集」組用來訂閱最新的技術動態、「代碼開發」和「交互設計」用組來跟進產品開發動態、「測試上線」組用來發布產品測試信息和收集測試反饋、「評論收集」組用來監控自己產品和競品在各個應用商店中的輿情、「產品優化」組則用來匯總查看一些用戶的反饋建議等等。

                        具體的工作流程:

                        1. 通常,一個版本上線后,我們會用 Crashlytics 來收集移動端的崩潰日志,也使用 Bugly、BugHD、聽云等服務來收集崩潰和 Bug 信息。在倍洽中直接啟用這些工具和服務對應的機器人,不僅能夠在無需來回切換工具界面的情況下實時查收消息,客觀上還在倍洽中匯總備份了信息,使其更具有可回溯性,便于我們以后根據日期來回顧當時所出現的問題,更好地進行版本質量管理。

                        如上圖所示,在實際工作中,我們將上述機器人同步而來的消息按照客戶端分類,分別推送到「Bug收集-安卓」、「Bug收集-iOS」、「Bug收集-WP」三個討論組中。利用討論組的拆分做到信息的分類收集,讓數據更加整齊,便于梳理。不同客戶端的開發工程師只需要關注相應的討論組,即可及時掌握與自己密切相關的客戶端動態,而不會被其它弱相關信息干擾。

                        2. 在版本上線以后,如果遇到了比較嚴重的質量問題,如閃退等,倍洽移動端團隊會利用 Crashlytics + Trello + 倍洽(BearyChat) 的組合完成對這個問題的質量追蹤。具體的工作流程是:利用 Crashlytics 內置的與項目管理工具 Trello 相關聯的特性,Crashlytics 在監控到質量問題時,自動為這個問題在 Trello 上創建一個任務卡,并通過 Trello 機器人實時向倍洽相應討論組中同步該任務的進度。

                        我們會根據嚴重性對問題進行區分,并將相應信息歸類入不同的討論組中。例如,上述 Trello 機器人同步的消息會被歸入到「嚴重問題跟蹤解決」討論組中,同時,相關工程師跟進問題后對該任務卡進行的操作信息也會通過 Trello 機器人實時推送到這個組中,方便其它同事了解該問題的進展,保證了整個團隊信息同步的及時性,便于日常協作。

                        3. 我們創建了「代碼開發」這個討論組來保證移動團隊內部開發進度的實時同步。當然,這個討論組在 Bug 修復工作中也十分有用,例如,大家可以在這個討論組中實時查看誰正在處理什么 Bug 、修復到了什么階段,很好地避免了重復勞動和有問題沒人管的尷尬情況。另外,我們十分推薦使用 Hubot 機器人連接 GitHub,完成配置后,就可以直接在倍洽上通過對 Hubot 發送指令來完成查看和創建任務,十分方便。

                        4. 我們使用 fir.im 來管理內部測試版本的發布。在倍洽上建立相應的討論組并完成 fir.im 機器人的配置后,就能夠方便地看到每個版本的上傳信息,便于進行版本管理和質量控制。

                        5. 移動客戶端正式上線以后,我們會利用 APPreview 機器人來收集自己產品和競品的輿情,方便「評論收集」討論組內的成員在第一時間作出回應或進行優化。

                        6. 另外,為了建設一個學習型的團隊,我們非常重視日常的資訊獲取。我們配置了一些 RSS 機器人用于收集行業信息,如 Android Studio 的版本更新,ARKit 官方論壇的最新內容等,保證團隊成員能夠實時獲取行業最新動態。

                        像 SwiftGG 翻譯組那樣使用 BearyChat

                        我們為能改變工作方式,提高效率這件事情而感到欣喜,并希望能有越來越多的團隊通過 BearyChat 而變得更加高效和可持續。

                        在過去的一年當中,我們為大量團隊提供了服務并收獲了許多反饋,我們也一直在做這樣的一件事情:收集更多不同類型團隊對 BearyChat 的使用方式,并以此為未來的更多團隊提供一些使用上的參考和靈感的啟發。

                        這一次我們和自發興趣組織@SwiftGG翻譯組的組織者@梁杰_numbbbbb取得了聯系,以下將以訪談的形式記錄他們的使用體驗和使用方式。

                        1. 首先請大致介紹一下團隊吧。

                        SwiftGG 是一個純靠興趣組織起來的翻譯團隊,目前有三十人,每個工作日會發布一篇 Swift 相關的譯文。去年八月份我們成立了翻譯組,想法很簡單,就是把國外最新最好的內容帶到國內,讓那些看不懂英語的開發者也能跟上國際潮流。

                        做翻譯組一段時間之后,我們發現溝通很困難。因為成員來自全國各地,大家的時間也很難統一,因此我們決定找一個團隊開發工具來輔助翻譯組。選來選去最后決定用 BearyChat,界面簡潔,訪問速度快,便于使用。

                        2. 那么在使用 BearyChat 之前,使用過其他的工具嗎,當時是否遇到了什么問題或不方便的地方,BearyChat 有沒有能幫助解決這些問題?

                        我們之前主要使用 QQ 進行交流,但是 QQ 的信息刷的太快,大家又比較喜歡閑聊,所以我們就想把工作和閑聊分開,這樣會更加便于管理。此外,QQ 只有一個群,如果要單獨和幾個人討論就必須建討論組,經常用 QQ 的人都知道,討論組混在一堆群里面非常亂。用了 BearyChat 之后,這兩個問題都迎刃而解,首先把工作從閑聊中分離出來,然后可以很方便地創建多個討論組,簡潔明了。

                        3. 能介紹一下在 BearyChat 中的分組情況嗎,通常情況下不同的討論組如何運作?

                        我們翻譯組在 BearyChat 中主要按照功能劃分討論組。目前分成三大塊:運營、來源站、重復內容查詢。運營部分對接了我們的微博,可以查看最新消息;來源站對接了我們自己開發的機器人,可以查看來源站有沒有更新文章;重復內容查詢主要用來記錄翻譯的內容,防止重復翻譯。

                        此外還有一個私密討論組,用于發送一些重要內容,比如給作者發送譯文、給各個網站推送文章等等,為了安全性沒有向所有人公開。

                        4. 針對翻譯這項工作,團隊內大致的工作流程是怎么樣的,會使用一些輔助工具或者常用 BearyChat 中內置功能來幫助團隊運作嗎?

                        我們重度使用的功能是機器人,這一點要好好講講。

                        授權給我們翻譯的網站有二十多個,如果要人工去檢查是否有新文章會非常低效,也很不方便,畢竟是興趣組織,太無聊的任務沒人會做。發現 BearyChat 有機器人功能之后,我就開發了一個自動檢測的程序,放到我們服務器定時執行,如果有新文章就直接推送到 BearyChat,這樣把以前的「拉取」模式變成了「推送」模式,大大減少了工作量,非常爽。

                        目前來說其他功能用得還不多,因為我們重點的翻譯工作是在本地完成,線上主要用來收集信息。

                        5. 說到機器人這個話題,你們在日常工作當中會使用機器人來完成哪些任務呢?

                        上一個問題提到的機器人是一個例子,此外我們還有許多機器人,比如:記錄新文章、檢測是否重復翻譯、推送郵件發送狀態、推送文章發布狀態。基本上能自動化的工作都自動化了,非常方便。

                        并非傳統意義上的「工作」才需要效率工具,我們同樣歡迎并且已經有許多興趣組織在 BearyChat 上創建了屬于他們的團隊。我們非常高興能為大家的技術分享、技能教學、論文修改等等提供服務,可以在我們的官網上直接創建或開啟你的團隊,也可以點擊加入 feedback 或郵件至 [email protected] 獲取我們的幫助。

                        如果你有和 BearyChat 有關的故事希望能與大家一起分享,也歡迎通過以上或微博微信的方式與我們取得聯系。

                        希望 BearyChat 能夠幫助更多人快速開啟高效的團隊溝通:)

                        3.7.0.0通比牛牛源码
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